Использование интрасетей для управления организационными ресурсами

Обычная организация создает десятки новых документов, обновляет старые документы, накапливает полезные документы и уничтожает ненужные документы каждый рабочий день. Для малого бизнеса с небольшим количеством файлов для сбора могут быть достаточными простые базы данных и инструменты управления документами. Но для малого и среднего бизнеса и крупных предприятий жизненно важна система управления документами в масштабах всей организации.

Из наиболее важных инструментов мы обнаружили, что управление документами в интрасети идеально подходит для всех предприятий, независимо от размера, капитала или юрисдикции. Давайте посмотрим, как эти онлайн-порталы служат надежными, доступными и масштабируемыми инструментами для управления версиями, хранения и извлечения документов.

Управление версиями документа & Управление

Одним из важнейших компонентов управления бизнес-документами является обеспечение правильной маркировки файлов на основе содержимого, даты и других соответствующих свойств (метаданных). Во внутренних сетях вам нравится автоматическое управление версиями записей. Вы избегаете сложных имен документов и ручного управления версиями, что затрудняет другим командам поиск и доступ к файлу.

Целостность и доступность данных

Быстрый поиск и публикация

Легкий доступ к документам и совместное использование способствуют сотрудничеству между удаленными командами . Инструменты управления бизнес-документами со встроенными средствами поиска позволяют людям легко извлекать документы из базы данных. В интрасети путем ввода ключевых слов или использования фильтров поиска люди может быстро получить документ и поделиться им. Интранет позволяет пользователям обмениваться документами напрямую. В отличие от электронных писем, где вам может потребоваться загрузить, а затем загрузить документ, чтобы поделиться им.

Резервное копирование и восстановление документов

Обеспечение резервного копирования важных файлов имеет решающее значение для защиты репутации вашего бизнеса. Кроме того, защита личной информации (PII), встроенной в различные документы, имеет ключевое значение. Случайная потеря данных или нарушения безопасности могут иметь катастрофические последствия, если у вас нет надежных вариантов восстановления данных. Интранет-система управления документами позволяет автоматизировать резервное копирование выбранных документов. Эта облачная система резервного копирования безопасна и при необходимости упрощает процесс восстановления документов.

Удаленный доступ к документам

Вычисления стать высокомобильным и децентрализованным. Многие люди работают вдали от своих рабочих мест, поскольку иногда они находятся в дороге, на выставках или дома. Предприятиям нужны инструменты управления документами, которые можно синхронизировать между несколькими устройствами (смартфонами, ПК, планшетами) для обеспечения доступа из любого места и в любое время.

интранет-система управления документами позволяет обмениваться документами между устройствами. и географические положения. Все, что вам нужно, это войти на портал интрасети, найти документ и использовать его так, как вы хотите (прочитать, отредактировать или поделиться).

Дружественность и удобство для пользователя Интуитивно понятный

Когда у вас есть все документы в одном месте, их легче найти и использовать по своему усмотрению. Еще лучше, когда у вас есть система управления документами в интрасети со встроенными функциями, которые упрощают работу с документами. Благодаря функциям перетаскивания, метаданным и гиперссылкам очень легко работать с документами на платформе интрасети.

Создание документов, управление версиями, совместное использование и обработка могут занимать много времени и быть сложной задачей для организаций. Но с центральной платформой для автоматизации большинства процессов управления бизнес-документами ведение бизнеса становится намного лучше! Решения LS Intranet для управления документами обеспечивают совместную работу в режиме реального времени, легкий доступ к документам, а также совместное использование и безопасную обработку документов. Попробуйте LS Intranet сегодня бесплатно! И наслаждайтесь надежной системой управления документами.