Чому технологія випередила використання спільного диска

Ми всі хотіли б скоротити витрати на інтранет, уникнувши використання платних інструментів для спільної роботи над документами, використовуючи безкоштовні опції, такі як використання спільного диска для обміну документами. Спільні диски важливі, якщо інформація, що надається, не є конфіденційною. Його також не слід використовувати як епіцентр обміну кожним файлом.

Ці диски контролюються постачальниками, а не вашою ІТ-командою, і тому ви маєте дуже мало контролю над тим, що відбувається зі спільними документами.

Ось деякі з причин, чому спільні диски є ненадійним варіантом для спільної роботи над документами для будь-якої організації:

• Відстеження документів може коштувати дорого

На відміну від інтрамереж, де кожен файл, яким надано спільний доступ, має ідентифікаційний тег із базою даних, що забезпечує швидше та швидке відстеження, спільний диск не пропонує таких технологій тегування. Отже, якщо файл загубився, перейменував або перемістив один користувач, для його відновлення потрібен час і гроші. Ми віримо, що кожна організація, яка хоче процвітати, заслуговує на кращий спосіб управління документами.

• Проблеми безпеки спільної роботи над документами в Інтернеті

Немає сумніву, що документи, якими ділиться через онлайн-платформи, є схильними до прослуховування та інших загроз безпеці. За допомогою дисків ви не можете встановити підвищені дозволи для певних папок або файлів. Тому як основна, так і конфіденційна інформація захищена слабкими протоколами безпеки. Розгляньте стійкий інструмент для спільної роботи над документами, який дає змогу встановлювати дозволи безпеки за вашим бажанням. Захистіть свої документи від зловмисників, переосмисливши свою стратегію керування документами.

• Керування версіями документа

Часто команди оновлюють файли з появою нової інформації. Практично неможливо керувати різними версіями одного файлу під час використання спільних дисків. Співробітники повинні бути в курсі змін, внесених у життєво важливі документи, такі як політика конфіденційності та безпеки. Високотехнологічні засоби спільної роботи над документами усувають помилки, пов’язані з неправильним контролем версій важливих файлів.

• Гнучкість програмного забезпечення для спільної роботи з документами в Інтернеті

Організації швидко стають різноманітними, і вони використовують переваги віддалених співробітників для керування своїми франшизами. Віддалені та внутрішні працівники повинні співпрацювати в режимі реального часу, щоб стимулювати безперебійну систему робочого процесу. Це неможливо зі спільним диском, оскільки він не дозволяє віддалений доступ. Тим не менш, за допомогою потужного програмного забезпечення для спільної роботи над документами ваш бізнес може легко підключитися до віддалених працівників.

Як згадувалося раніше, спільні диски не дозволяють метадані, що заважає створювати надійні пошукові системи. Інші системи керування документами мають параметри індексування, що дозволяє отримувати файли лише кількома клацаннями.

LS Intranet — це одне з провідних програм для спільної роботи над документами, яке не тільки дозволяє командам безпечно ділитися файлами, але й забезпечує соціальну взаємодію для створення сильної організаційної культури. Наші системи дозволяють легко відстежувати документи та допомагають ефективно з’єднувати віддалені команди.