Використання інтрамереж для управління організаційними ресурсами

Типова організація щодня створює десятки нових документів, оновлює старі документи, накопичує корисні документи та видаляє непотрібні документи. Для малого бізнесу, де невелика кількість файлів для збору, може бути достатньо простих баз даних і інструментів керування документами. Але для малого та середнього бізнесу та великих підприємств система управління документами для всієї організації є життєво важливою.

Серед найважливіших інструментів ми зрозуміли, що керування документами в інтрамережі ідеально підходить для всіх підприємств незалежно від розміру, капіталу чи юрисдикції. Давайте подивимося, як ці онлайн-портали служать надійними, доступними та масштабованими інструментами для керування версіями, зберігання та отримання документів.

Керування версіями документа & Контроль

Одним із важливих компонентів керування бізнес-документами є забезпечення правильного позначення файлів тегами на основі вмісту, дати та інших відповідних властивостей (метаданих). З інтрамережами ви насолоджуєтеся автоматичним створенням версій записів. Ви уникаєте складних імен документів і встановлення версій вручну, що ускладнює пошук і доступ до файлу іншим командам.

Цілісність і доступність даних

The < a href="https://ls-intranet.net/intranet-security-and-permissions/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">захист записів, створених, спільних і збережених у вашій компанії є першорядним. Вам краще зберігати всі документи в одному місці, ніж розкидати їх на сторонніх сайтах або в мережах для обміну документами. Керування документами в інтрамережі надає вам можливість призначати спеціальні дозволи для документів.

Це означає, що люди з привілейованими правами користувача можуть редагувати, ділитися або завантажувати документ. Таким чином інтрамережі забезпечують високу цілісність і доступність документів, усуваючи вузькі місця безпеки, які можуть перешкоджати використанню документа.

Швидкий пошук і обмін

Легкий доступ до документів і обмін сприяють співпраці між розрізненими командами . Інструменти керування бізнес-документами з вбудованими інструментами пошуку дозволяють людям легко отримувати документи з бази даних. Використовуючи інтрамережі, вводячи ключові слова або використовуючи пошукові фільтри, люди може швидко отримати документ і поділитися ним. Інтрамережі дозволяють користувачам безпосередньо обмінюватися документами. На відміну від електронних листів, де вам може знадобитися завантажити, а потім завантажити документ, щоб поділитися ним.

Резервне копіювання та відновлення документів

Забезпечення резервного копіювання важливих файлів має вирішальне значення для захисту репутації вашого бізнесу. Крім того, безпека ідентифікаційної інформації (PII), вбудованої в різні документи, є ключовою. Випадкова втрата даних або порушення безпеки можуть бути катастрофічними, якщо у вас немає надійних варіантів відновлення даних. Система управління документами в інтрамережі дозволяє автоматизувати резервне копіювання вибраних документів. Ця хмарна система резервного копіювання є безпечною та сприяє легкому процесу відновлення документів, якщо це необхідно.

Віддалений доступ до документів

Обчислення мають стати дуже мобільними та децентралізованими. Багато людей працюють далеко від своїх робочих столів, оскільки часом вони перебувають у дорозі, на ярмарках або вдома. Підприємствам потрібні інструменти контролю документів, які можна синхронізувати між кількома пристроями (смартфонами, ПК, планшетами), щоб забезпечити доступ з будь-якого місця та в будь-який час.

система керування документами в інтрамережі дозволяє обмінюватися документами на різних пристроях і географічне положення. Все, що вам потрібно, це ввійти на портал внутрішньої мережі, знайти документ і використовувати його так, як ви хочете (читати, редагувати або ділитися).

. ]

Дружній & Інтуїтивно зрозумілий

Коли у вас є всі документи в одному місці, їх легше знайти та використовувати так, як вам потрібно. Ще приємніше, коли у вас є система управління документами в інтрамережі з вбудованими функціями, які спрощують обробку документів. Завдяки функціям перетягування, метаданим і гіперпосиланням дуже легко працювати з документами на платформі внутрішньої мережі.

Створення документів, керування версіями, спільний доступ до них і обробка можуть зайняти багато часу та викликати страх у організацій. Але з центральною платформою для автоматизації більшості процесів керування бізнес-документами ведення бізнесу стає набагато кращим! Рішення LS Intranet для управління документами забезпечують співпрацю в режимі реального часу, легкий доступ до документів, а також обмін та безпечне поводження з документами. Спробуйте LS Intranet сьогодні безкоштовно! І насолоджуйтеся надійною системою керування документами.