7 переконливих основ управління документами в соціальному інтранеті

Оскільки з кожного каналу надходить безліч даних, підприємствам зараз, як ніколи, потрібні ефективні системи керування даними. Інструменти для співпраці на робочому місці, такі як соціальна інтранет, змінюють спосіб контролю організацій своїми файловими системами.

Крім сприяння потужному відстеженню наборів даних, керування бізнес-документами є життєво важливим у способах, які обговорюються нижче:

1. Ефективна співпраця на робочому місці

Ми не просто шукаємо систему сховища документів, яку ми можемо використовувати для зберігання даних; ми хочемо систему, яка дозволяє нам легко обмінюватися збереженими даними. Система управління документами в інтрамережі сприяє співпраці між різними командами в організації, дозволяючи їм обмінюватися даними в режимі реального часу.

2. Ефективне управління часом

На відміну від традиційних засобів зберігання, керування бізнес-документами через інтранет дозволяє користувачам підключатися до баз даних, маніпулювати, отримувати та надсилати дані за лічені хвилини. Лише кількома клацаннями миші можна знайти або запитати потрібні файли.

3. Краща організація

Завдяки системі управління документами в інтрамережі ви матимете систему фільтрації, яка дозволить користувачам швидко отримувати доступ до потрібних документів. Файли відділу та інші конфіденційні дані можуть бути обмежені лише для певних користувачів.

4. Сприяє творчості та інноваціям

Компанії добре процвітають там, де є здорова внутрішня конкуренція. Керування документами в інтранет-інструменті дозволяє користувачам оцінювати, коментувати та лайкати документи, що спонукає команди створювати якісні документи, які можуть підвищити продуктивність.

5. Економічне навчання

Для керівників гарантія того, що навчальні вебінари, відеоуроки та інші навчальні матеріали досягнуть кількох слухачів без необхідності витрачати час на надсилання матеріалів електронною поштою кожному з них, економить час і гроші. За допомогою надійного програмного забезпечення для керування документами в інтрамережі стажисти можуть завантажувати матеріали, опубліковані їхніми інструкторами, і ділитися ними з колегами лише кількома клацаннями. Якщо комусь потрібні довідкові матеріали, у майбутньому вони можуть просто знайти навчальні матеріали будь-де.

6. Керування версіями документа

На створення організаційних документів потрібен час, і вони містять важливу інформацію, на яку потрібно посилатися та позначати тегами для доступності. Керування бізнес-документами дозволяє керувати версіями файлів, що дозволяє командам легко отримувати певні файли.

7. Хмарні обчислення

Система управління документами в інтрамережі дозволяє вам маніпулювати файлами та обмінюватися ними в хмарі. Це означає, що ви можете використовувати дані за допомогою CRM та інструментів аналізу даних будь-де. Це робить документну систему масштабованою та гнучкою для використання.

Оскільки більшість систем керування документообігом в інтрамережі розміщуються сторонніми постачальниками, це означає, що їх можна постійно оновлювати та вдосконалювати відповідно до мінливих бізнес-вимог. Якщо ви хочете скористатися всіма перевагами системи управління документами в інтрамережі, вам слід зв’язатися з авторитетними постачальниками програмного забезпечення. LS Intranet пропонує унікальні та безпрецедентні функції для керування всіма документами в одному місці. Озирнувшись навколо, ви можете зв’язатися з нашою службою підтримки, якщо у вас виникнуть запитання.