Как бороться с расползанием объема?

В гонке за достижением высоких KPI и увеличением потребления агентства и поставщики часто упускают из виду свои первоначальные цели и задачи. Это становится проблематичным, когда мы игнорируем нашу главную цель — удовлетворение потребностей конечных пользователей.

Вы когда-нибудь чувствовали, что продукт, над которым вы работали со своей командой, никогда не будет выпущен? После каждой встречи с представителями клиентов возникает больше вопросов по улучшению или расширению функциональности, что увеличивает рабочую нагрузку. В результате стартовое финансирование выходит за рамки бюджета, а сроки увеличиваются. Это определение «растущего объема».

Исследования

Исследование, проведенное компанией Lamri более десяти лет назад, показало, что 71% проектов превысили предполагаемые бюджеты или потребовали корректировки первоначального объема проекта. Даже после многочисленных изменений в стратегии управления проектами расширение масштабов продолжало создавать проблемы и препятствия для бизнеса.

Исследование PMI также показало, что около 44% проектов в 2015 году имели дело с расширением масштабов. Эта проблема также возникала с проектами с фиксированным бюджетом, где сроки и бюджеты были установлены в начале проекта.

Расползание объема обычно считается проблемой, в первую очередь, для отделов разработчиков. Однако в конечном итоге это создает проблемы и для клиентов. Превышение бюджетов, пропущенные сроки и задержки выхода на рынок могут нанести ущерб прибыли бизнеса.

Представьте себе задержку выпуска продукта на несколько месяцев на конкурентном рынке, таком как, например, смартфоны. В течение этого времени конкуренты не только получат широкие возможности для продвижения на рынок и продвижения своих собственных устройств, но также смогут улучшить дизайн и характеристики своих продуктов.

Scope Creep и корпоративное программное обеспечение

Тем временем ваша компания все еще пытается выпустить свой продукт. Проблема может усугубляться в случае продуктов, приобретаемых каждые несколько лет, таких как корпоративные информационные системы программного обеспечения.

А как насчет программного обеспечения для внутреннего корпоративного использования и влияния расширения масштабов на компанию? Это еще более проблематично, поскольку расширение масштабов может существенно задержать проект разработки программного обеспечения, в результате чего организация потеряет прибыль из-за отсутствия конкурентоспособного программного обеспечения.

Почему происходит увеличение объема?

Увеличение рабочей нагрузки, вызванное несанкционированными изменениями или дополнительной разработкой приложений, происходит в основном по следующим причинам:
<ул>

Неясные цели проекта

Недостаточная интеграция функциональности и целей бизнес-программного обеспечения клиента, которое не отвечает операционным потребностям и требованиям конечных пользователей.
<ул>

Плохое управление временем

Недостаточное время, отведенное на исследования и планирование, создает ненужный стресс и давление на команду.
<ул>

Быстрые изменения в бизнес-среде клиента

Изменения в правилах или деятельности бизнеса клиента могут существенно повлиять на требования к программному обеспечению.
<ул>

Отсутствие подробной документации, подтверждающей запросы клиентов

Изменения не могут быть реализованы только посредством устных запросов или запросов по электронной почте, но должны сопровождаться соответствующей документацией.
<ул>

Непонимание требований клиента

Различные программные продукты часто имеют схожие функциональные возможности. Члены команды, которые уже разработали такую ​​функциональность, могут чувствовать себя комфортно, полагая, что им нужно только повторить одну и ту же работу. Однако это может создать ситуацию, в которой различия в начале проекта могут впоследствии привести к более серьезным разногласиям между разработанным решением и требованиями конечного пользователя.
<ул>

Использование неуместных модных словечек или сложной терминологии

Значение одного слова может сильно различаться в зависимости от предмета. Использование таких слов может легко привести к путанице или недоразумениям в рамках проекта.
<ул>

Неопределенные критерии управления проектами

Каждый клиент считает свои требования приоритетными без детального анализа и влияния на общий график проекта.
<ул>

Рабочая нагрузка увеличивается без соответствующего увеличения бюджета

К сожалению, клиенты часто запрашивают дополнительные или новые функции без запуска нового проекта и утверждения бюджета. Иногда интегрируются новые функции, которые, по мнению клиента, являются небольшими, легко и быстро программируемыми. Однако неконтролируемые изменения могут привести к расширению масштабов и вышеупомянутым результатам.
<ул>

Микроуправление клиентом

Иногда проблемы решаются без обсуждения с разработчиками и без уведомления команды.

Как можно предотвратить сползание области видимости?

Не каждое изменение проекта является признаком увеличения рабочей нагрузки. Модификации часто полезны, поскольку могут открыть новые возможности для компании.

Например, недавно обнаруженные проблемы или необходимость внесения изменений могут потребовать дополнительных выпусков обновленных версий продукта или даже новых версий. Однако это возможно только тогда, когда изменения критичны.

Не существует единого способа борьбы с расползанием области видимости, но следующие простые шаги могут снизить риск:

<ол>

Выберите наиболее подходящий тип проекта. Чтобы избежать потенциальных проблем с увеличением рабочей нагрузки, не стесняйтесь предлагать клиентам пробную версию. или этап обнаружения перед началом активного кодирования. Дождитесь окончательного анализа, который определит бизнес-потребности клиента, чтобы правильно выстроить архитектуру будущего программного решения.

Сосредоточьтесь на потребностях бизнеса, а не на «вау-эффекте». Когда вся команда понимает реальные потребности клиента , количество ненужных запросов на изменение исчезнет.

Отслеживайте изменения в бизнесе клиента, чтобы лучше прогнозировать тенденции. Примером могут служить новые государственные правила в отношении охраны здоровья сотрудников. это будет сигнализировать об изменениях в больничном программном обеспечении. Мониторинг тенденций выявляет потенциальные изменения достаточно рано, чтобы обеспечить своевременную реализацию изменений.

Никогда не экономьте на этапе открытия. Независимо от того, сколько времени вы затрачиваете, вы получите будущие преимущества.

Первоначальные требования к документу. Независимо от того, как представлены эти документы, т. е. формальная спецификация СГД или просто список приоритетных задач. , вы и клиент должны согласиться с тем, что документ является основой для оценки любого будущего запроса.

Проверьте и исправьте свои оценки. Рекомендуется, чтобы члены команды выполнили этот шаг, чтобы определить объем работ и предоставить окончательный предполагаемый бюджет проекта.

Максимально оптимизируйте задачи. Это позволит вам управлять объемом работы и анализировать влияние изменений, чтобы обеспечить удовлетворение потребностей всех заинтересованных сторон.

Расставьте приоритеты для своих задач. Невозможно сделать все сразу из-за нехватки времени, ресурсов и бюджета. ли>

Работа в течение недельного спринта. Согласно Agile-разработке программного обеспечения, было бы гораздо лучше работать с элементами, которые можно написать и запустить всего за одну неделю.

Объедините своих коллег в одну команду. Когда люди работают совместно и открыто общаются, они могут легко обсуждать, решать и решать проблемы. любые вопросы или проблемы, касающиеся хода проекта. Сегодня, когда разработчики, дизайнеры, копирайтеры и другие специалисты работают удаленно, важно, чтобы компании технологически могли поддерживать такое сотрудничество. Использование таких инструментов управления создает цифровое рабочее место, способствующее эффективному общению и управлению задачами.

Хотя вы не можете избежать изменений или проблем, вы можете попытаться их контролировать. Сочетание квалифицированных бизнес-аналитиков, а также тесное и открытое сотрудничество с клиентами в одном решении LS Intranet — лучший способ помочь вашей команде завершить проект вовремя и в установленные сроки. бюджет.