Почему использование общего диска уступило место технологиям

Мы все хотели бы сократить расходы на внутреннюю сеть, отказавшись от использования платных инструментов для совместной работы над документами, используя бесплатные опции, такие как использование общего диска для обмена документами. Общие диски необходимы там, где совместно используемая информация не является конфиденциальной. Его также не следует использовать в качестве эпицентра обмена каждым файлом.

Эти диски контролируются поставщиками, а не вашей ИТ-командой, поэтому у вас очень мало контроля над тем, что происходит с общими документами.

Вот некоторые из причин, по которым общие диски являются ненадежным вариантом для совместной работы над документами в любой организации:
<ул>

Отслеживание документов может быть дорогостоящим

В отличие от интрасети, где каждый общий файл имеет идентификационную метку с базой данных, что обеспечивает более быстрое и быстрое отслеживание, общий диск не предлагает таких технологий маркировки. Таким образом, если файл потерян, переименован или перемещен одним пользователем, для его восстановления требуются время и деньги. Мы считаем, что каждая организация, стремящаяся к процветанию, заслуживает лучшего способа управления документами.
<ул>

Проблемы безопасности при совместной работе над документами в Интернете

Несомненно, что документы, распространяемые через онлайн-платформы, подвержены прослушиванию телефонных разговоров и другим угрозам безопасности. С дисками вы не можете установить повышенные разрешения для определенных папок или файлов. Поэтому как основная, так и конфиденциальная информация защищены слабыми протоколами безопасности. Подумайте об отказоустойчивом инструменте для совместной работы с документами, который позволяет вам устанавливать разрешения безопасности по своему усмотрению. Защитите свои документы от злоумышленников, пересмотрев свою стратегию управления документами.

<ул>

Управление версиями документа

Часто команды обновляют файлы по мере появления новой информации. Почти невозможно управлять разными версиями одного и того же файла при использовании общих дисков. Сотрудники должны быть в курсе изменений, внесенных в жизненно важные документы, такие как политики конфиденциальности и безопасности. Высокотехнологичные инструменты для совместной работы над документами устраняют ошибки, возникающие при неправильном контроле версий важных файлов.
<ул>

Гибкость программного обеспечения для совместной работы с документами в Интернете

Организации быстро становятся разнообразными и используют преимущество удаленных сотрудников для управления своими франшизами. Удаленные и штатные работники должны сотрудничать в режиме реального времени, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы. Это невозможно с общим диском, потому что он не разрешает удаленный доступ. Тем не менее, благодаря мощному программному обеспечению для совместной работы с документами ваша компания может легко подключаться к удаленным сотрудникам.

Как упоминалось ранее, общие диски не позволяют использовать метаданные, что препятствует созданию надежных поисковых систем. Другие системы управления документами имеют параметры индексирования, позволяющие извлекать файлы всего несколькими щелчками мыши.

LS Intranet — это одно из ведущих программ для совместной работы с документами, которое не только позволяет командам безопасно обмениваться файлами, но и обеспечивает социальное взаимодействие для создания сильной организационной культуры. Наши системы позволяют легко отслеживать документы и эффективно объединять удаленные команды.