7 основных принципов управления документами в социальных сетях

Поскольку тонны данных поступают из каждого канала, предприятиям сейчас, как никогда, необходимы эффективные системы управления данными. Инструменты для совместной работы на рабочем месте, такие как социальная интрасеть, меняют способ управления организациями своими файловыми системами.

Помимо эффективного отслеживания наборов данных, жизненно важное значение имеет управление бизнес-документами, описанное ниже:

1. Эффективное сотрудничество на рабочем месте

Мы не просто ищем систему хранилища документов, которую можно использовать для хранения данных; нам нужна система, которая позволит нам легко обмениваться сохраненными данными. Система управления документами в интрасети способствует сотрудничеству между различными командами в организации, позволяя им обмениваться данными в режиме реального времени.

2. Эффективное управление временем

В отличие от традиционных инструментов хранения, управление деловыми документами через интранет позволяет пользователям подключаться к базам данных, манипулировать, извлекать и отправлять данные за считанные минуты. Всего несколькими щелчками мыши можно найти или запросить нужные файлы.

3. Лучшая организация

Благодаря системе управления документами во внутренней сети у вас будет система фильтрации, которая позволит пользователям быстро получить доступ к нужным документам. Файлы, относящиеся к конкретному отделу, и другие конфиденциальные данные могут быть доступны только определенным пользователям.

4. Способствует творчеству и инновациям

Фирмы хорошо процветают там, где существует здоровая внутренняя конкуренция. Управление документами в интрасети позволяет пользователям оценивать, комментировать и ставить лайки документам, что подталкивает команды к созданию качественных документов, которые могут повысить производительность.

5. Экономичное обучение

Для менеджеров обеспечение того, чтобы обучающие вебинары, видеоуроки и другие учебные материалы доходили до нескольких стажеров без необходимости тратить время на отправку материалов каждому из них по электронной почте, экономит время и деньги. Благодаря надежному программному обеспечению для управления документами во внутренней сети стажеры могут загружать материалы, опубликованные их преподавателями, и делиться ими с коллегами всего несколькими щелчками мыши. Если кому-то понадобятся ссылки, в будущем они смогут просто найти где угодно учебные материалы.

6. Управление версиями документов

Создание организационных документов требует времени, и они содержат важную информацию, на которую необходимо ссылаться и помечать ее для обеспечения доступности. Управление бизнес-документами обеспечивает управление версиями файлов, позволяя командам легко извлекать определенные файлы.

7. Облачные вычисления

Система управления документами в интранете позволяет манипулировать файлами и обмениваться ими в облаке. Это означает, что вы можете использовать данные с помощью CRM и инструментов анализа данных из любого места. Это делает систему документов масштабируемой и гибкой в ​​использовании.

Поскольку большая часть управления документами в интранете осуществляется сторонними поставщиками, это означает, что их можно постоянно обновлять и обновлять в соответствии с меняющимися потребностями бизнеса. Если вы хотите воспользоваться всеми преимуществами системы управления документами в интранете, вам необходимо связаться с надежными поставщиками программного обеспечения. LS Intranet предлагает уникальные и беспрецедентные функции для управления всеми вашими документами в одном месте. Осмотревшись вокруг, вы можете обратиться в нашу службу поддержки, если у вас есть какие-либо вопросы.